Etäjohtaminen

Etätöiden yleistyttyä erityisesti koronapandemian johdosta, myös etäjohtamisesta on alettu enemmän puhua sekä kiinnittää enemmän huomiota siihen, miten etäjohtaminen toimisi parhaalla mahdollisella tavalla.

Ulla Vilkmanin kirjassa etäjohtamisesta kerrotaan, että etätyöllä tarkoitetaan ansiotyötä, jota tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Etätyötä voidaan tehdä jatkuvasti tai se voi olla satunnaista. Etätyön lisäksi työstä, jota ei tehdä varsinaisella työpaikalla voidaan käyttää myös nimitystä hajautettu työ, ajasta ja paikasta riippumaton työ sekä liikkuva työ. 

Edellä mainittujen työntekomuotojen johtamista kutsutaan etäjohtamiseksi. Etäjohtamisessa esimies ei näe työntekijöitä päivittäin eikä välttämättä edes viikoittain. Etäjohtaminen edellyttää erinomaisia ihmisten johtamisen taitoja sekä osaamista tieto- ja viestintäteknologioiden suhteen. Ei ole olemassa yksiä oikeita ja suositeltavia toimintatapoja etäjohtamiseen, vaan jokaisen esimiehen ja tiimin on itse selvitettävä itselleen sopivimmat tavat työskennellä. (Vilkman, 2016, s. 13-15)

Vilkman kertoo kirjassaan, että virtuaalityössä hyvän johtamisen kulmakiviä ovat luottamus, arvostus, avoimuus, toimivat pelisäännöt, avoin vuorovaikutus sekä yhteisöllisyys. Nämä kaikki linkittyvät vahvasti toisiinsa, ja ilman toista ei välttämättä pysty toteuttamaan toista. Näistä suurimmaksi haasteeksi Vilkman nimeää luottamuksen. Pelko siitä, tekeekö työntekijä yhtä paljon ja yhtä hyvin töitä kotoa käsin, kun kukaan ei pysty valvomaan heitä kokoaikaisesti. Tämä kytkeytyy kontrollin menettämisen pelkoon. Täysin virtuaalisesti toimivassa tiimissä luottamuksen rakentamiseen menee neljä kertaa enemmän aikaa kuin perinteisessä ympäristössä.

Arvostusta pidetään itsestäänselvyytenä, jota harvoin ajatellaan sen enempää. Vaikuttaa olevan helpompaa arvostella muiden erilaisia mielipiteitä, erilaisia mieltymyksiä tai erilaisia toimintatapoja. Jokainen meistä arvostelee myös huomaamattaan ja sitä nimitetään myös kriittiseksi asioiden tarkasteluksi. Ilman arvostusta yhteistyö ei suju. Arvostus syntyy pienistä asioista arjessa, esimerkiksi tervehtimisestä, ystävällisyydestä, läsnäolosta sekä tasapuolisesta kohtelusta.

Avoimuudella tarkoitetaan läpinäkyvyyttä kaikessa toiminnassa: avointa kommunikaatiota, yhteistyötä sekä päätöksentekoa. Tiedon pitää kulkea mahdollisimman muuttumattomana yrityksessä joka suuntaan. Yksilön kohdalla avoimuus tarkoittaa myös sitä, että vaikeistakin asioista pystyy puhumaan ilman että tulee tyrmätyksi. Kaikesta työhön liittyvästä tulisi pystyä puhumaan yhdessä.

Pelisäännöt tiimin toimintaan sovitaan yhdessä, jolloin kaikki myös sitoutuvat noudattamaan niitä paremmin, kuin silloin jos esimies vain ilmoittaa itse suunnittelemansa säännöt. Yhteisen sopimisen kautta syntyy myös yhteinen näkemys siihen, mitä milläkin säännöllä tarkoitetaan. 

Avoin vuorovaikutus on johtamisen kulmakivistä se, joka sitoo kaikki muut kulmakivet yhteen. Jatkuvaa avointa vuorovaikutusta tarvitaan kaikkien edellä mainittujen kohtien toteuttamiseen. Vuorovaikutus ei missään nimessä ole vain tiedottamista tai viestintää, vaan siinä on kyse ihmisten välisestä suhteesta ja toiminnasta, jossa jaetaan ajatuksia, tietoa sekä kokemuksia ja niiden pohjalta rakennetaan yhteisiä merkityksiä. 

Yhteisöllisyyden avulla luodaan yhteishenkeä ja yhdessä tekemisen meininkiä, vaikka kohdattaisiinkin harvoin kasvokkain. Työyhteisössä yhteisöllisyyden merkitys on tärkeää, koska ihmisillä on luontainen tarve tuntea kuuluvansa johonkin joukkoon, olla osa arvostamaansa ryhmää. Yhteisöllisyyden ansiosta syntyy aito ja tuottava yhteistyö. Yhteisöllisyyden ylläpitäminen etäjohtamisessa on haaste, koska vähäinen vuorovaikutus johtaa helposti eristyneisyyden tunteeseen. Luontainen vuorovaikutus vähenee etätyössä, jolloin tähän tulee kiinnittää enemmän huomiota ja tehdä töitä vuorovaikutuksen aikaansaamiseksi ja ylläpitämiseksi. (Vilkman, 2016, s. 25-42) 

Johtamisvinkkejä virtuaaliseen työskentelyyn

Haapakoski, Niemelä & Yrjölä kertovat kirjoittamassaan kirjassa koronapandemian alkuvaiheen tuomista muutoksista monien ihmisten työnkuvaan ja pohtivat parannuskeinoja sekä vinkkejä, miten etätyöstä saisi mahdollisimman suuren hyödyn irti sekä mitä voimme oppia etätyöstä.

Virtuaalitiimien johtamisessa ei riitä että osaa oman työnsä ja hallitsee projektinjohdon. Mitä enemmän toimitaan verkossa, sitä suuremmin korostuu sosiaalisten taitojen merkitys. Hyvältä etäjohtajalta vaaditaan tunneälyn sekä herkkyyden lisäksi tietynlaista analyyttisuutta, jolloin hän oppii analysoimaan pienistäkin asioista eri ihmisten mielialoja sekä mielipiteitä. Erityisen suuressa roolissa etätyöskentelyssä ovat äänensävyt ja -painot sekä jokaisen tiimin jäsenen yksilölliset viestintätavat. 

Etäjohtajankin pitää pystyä olemaan läsnä, toimimaan moitteettomasti virtuaalisessa vuorovaikutuksessa sekä onnistua luomaan aito yhteys jokaisen tiiminsä työntekijän kanssa. Toisinsanoen etäjohtajan tulee aidosti olla osa samaa virtuaaliyhteisöä kuin muidenkin, eikä vain etäinen hahmo taustalla. Etätyöskentelyyn tarkem min perehdyttäessä on huomattu, että kirjoitettuna asiat saattavat vaikuttaa tylymmiltä kuin mitä ne kasvotusten ja sanallisesti ilmaistuna olisivat olleet. Tämän vuoksi olisi erittäin tärkeää, että tunteita puetaan etäyhteyksilläkin mieluummin sanoiksi kuin teksteiksi. Tämä koskee sekä kielteisiä, että myönteisiä ja positiivisia tunteita.

Tärkeäksi osaksi etätyöskentelyssä on tullut tiimiläisten tukeminen. Yksi tärkeimmistä asioista tähän liittyen on luottamuksen ja avoimuuden ylläpitäminen. Samat asiat, jotka ovat avainasemassa johtajuudessa yleisestikin, mutta korostuvat entisestään kun työskennellään virtuaalisessa maailmassa. Erityistä huomiota tulisi kiinnittää myös yhteenkuuluvuuden tunteeseen, kun tiimiläiset eivät enää kohtaa kasvotusten päivittäin vaan sosiaaliset suhteet pitää luoda ilman tätä.  (Haapakoski ym., 2020)